و اینک مستندسازی‍ ...

جواب کوتاه: مستندسازی یعنی ثبت قابل ارجاع چیزها و این به ما کمک می‌کند تا از تاریخچه بیاموزیم.

اما جواب بلند:

مستندسازی به ما کمک می‌کند تا اشتباهات گذشته را تکرار نکنیم. زیرا در مستندسازی ما رویدادها، وقایع، اتفاقات و چیزهای مختلف را به صورتی ثبت می‌کنیم که اولا برای مصرف‌کننده‌اش قابل ارجاع باشد ثانیا امکان جست و جو و دسترسی و دستیابی به مصرف‌کننده را بدهد. از همین رو این که من مثلا چیزی را برای خودم ضبط کنم مستندسازی نیست بلکه اگر آن را در اختیار کسانی که ممکن است به آن محتوای ثبت و ضبط شده نیاز داشته باشند قرار دادم آن موقع می‌توان گفت که من مستندسازی انجام داده‌ام.

اما چرا مستندسازی مهم است؟

چون وقتی چیزها به صورتی قابل جست و جو و قابل ارجاع ثبت و ضبط می‌شود حالا می‌توان از آن یاد گرفت. می‌توان اشتباهات گذشته را ردیابی کرد و کارهای خوب را هم پیدا کرد تا اشتباهات را اصلاح و کارهای خوب را تقویت کنیم. اما اگر مستندسازی‌ای وجود نداشته باشد این یادگیری حداکثر فقط برای کسانی که در آن رویداد درگیر بوده‌اند می‌تواند رخ دهد. آن هم البته به علت خطاهای شناختی ممکن است مخدوش شود و کار به بیراهه برود.

از دلایل دیگری که مستندسازی مهم است این است که تاریخچه را حفظ می‌کند تا آیندگانی که ممکن است در وهله اول خودمان باشیم و در آن سر طیف هم کسانی که بعدا وارد فضای ما می‌شوند و به رویدادهای قبلی دسترسی عینی ندارند بتوانند ببینند که در گذشته چه اتفاقاتی افتاده؛ چه کسانی چه تصمیماتی گرفته‌اند و چه دلایلی اقامه شده است؟ این کمک می‌کند تا بلوغ اتفاق بیوفتد. مگر نه مدام دور خودمان می‌چرحیم و اشتباهاتی که قبلا هم مرتکب شدیم را دوباره و دوباره تکرار می‌کنیم. حالا چه ما آن اشتباهات را تکرار کنیم چه آیندگان ما!

حالا که داریم این همه از اهمیت مستندسازی حرف می‌زنیم،

چگونه باید مستندسازی کرد؟

از هر راه و روشی که به صورتی قابل ارجاع ثبت می‌شود. و بهترین روش، ثبت بر روی اینترنت به صورت متنی و چندرسانه‌ای همزمان است.

مثلا برای مکالمه‌ها از فروم‌ها و لیست‌های پستی استفاده شود. برای جلسات از ضبط کردن صوت جلسات و آپ‌لود در جاهایی مثل Archive.org یا هر جای در دسترس دیگر که باقی بماند. برای رویدادها نوشتن بلاگ‌پست و چیزهای این شکلی و …

اما هر کاری که می‌کنیم خوب است از قالب‌های آزاد استفاده کنیم!

چرا قالب‌های آزاد؟

یکی دیگر از کارکردهای جنبی و جانبی مستندسازی کمک به توسعه دانش آزاد حول تاریخچه موضوعات است. اما اگر از قالب‌های آزاد استفاده نشود ممکن است محدودیت‌های نرم‌افزاری، فنی یا حقوقی در آینده دسترسی و ارجاع و استفاده از مستندات را محدود کند. برای این که خیالمان راحت باشد که دسترسی باقی می‌ماند شاید بهترین کار همین است که از قالب‌های آزاد استفاده کنیم.

در نهایت مستندسازی کمک می‌کند تا جامعه ساخته شود. یک جامعه به تعامل و گفت و گو نیاز دارد و چه چیزی بهتر از تعامل و گفت و گوی مستند و مستدل در میان نسل‌های مختلف که بماند؟ مستندسازی همان چیزی است که امکان چنین تعاملی را باز می‌کند و به ما اجازه می‌دهد تا از گذشته و تاریخچه بیاموزیم ولو آن که خودمان در آن تاریخچه حاضر نبوده باشیم. پس اگر جامعه می‌خواهیم مستندسازی و مستند بودن را جدی بگیریم.

باشد تا سلامت باشیم!

علیرضا فریدونی

بیست و ششم تیر یک هزار و چهارصد و سه

عکس بالای صفحه هم لوگوی بنیاد سند (The Document Foundation) است. چون دانش آزاد به قالب آزاد نیز نیاز دارد.